Postoji velik broj opcija kada govorimo o kreiranju vlastite mail adrese. Različite opcije i mogućnosti dovode do toga da je internetski prostor gotovo zagušen količinom opcija koje omogućuju kreiranje mail adresa.
Naime, prema izvješću Eurostata, 75% korisnika Interneta, Internet koristi za provjeravanje i slanje mailova. Prema podatcima stranice FinancesOnline, u 2019. godini je bilo preko 5.59 milijardi aktivnih mail računa, a od čega je najpopularniji mail provider Google sa svojim Gmailom i preko 1.5 milijardi korisnika diljem svijeta. U vrhu providera ove usluge se, uz Gmail, nalaze Apple, Outlook te Yahoo.
Mailom se koristimo češće u kontekstu poslovne, negoli privatne komunikacije. Uobičajeno je mail uključiti kao sastavni, ako ne i jedini kontakt prilikom kreiranja vašeg CV-a.
Posjedovanje i korištenje maila je toliko usustavljeno i već uobičajenu u društvu, da je gotovo nemoguće funkcionirati u kontekstu suvremenog društva, ne posjedujemo li vlastitu mail adresu.
Tko je uopće krivac za mail?
Za stvaranje maila i upotrebu znaka @ (=’at’ ili ‘monkey’) koji povezuje korisničko ime s adresom, odgovoran je Raymond Tomlinson.
U prvim danima, za slanje i primanje email poruke, korisnici koji su bili uključeni u komunikaciju, trebali su istovremeno biti online, kako bi proces funkcionirao. Tomilnson je 1971. godine poslao prvi email s jednog računala na drugo, a koji su se nalazili u istoj prostoriji, kako bi mogao pratiti, odnosno provjeriti radi li software.
Tijekom godina, ljudi su pitali Tomilnsona koji je bio sadržaj prvog emaila, međutim, kako se radilo o testnoj poruci, radilo se i o random sadržaju. Kasnije je Tomilnson, s obzirom na to da se radilo o random poruci, a koja ipak označava ovaj povijesni trenutak, za sadržaj prvog maila odabrao skup nasumičnih slova, poznatiji kao QWERTYIOP.
Uz Tomlinsona, iznimno je važno spomenuti i Shivu Ayyaduraia. Ayyaduari je 1978. godine razvio računalni program koji je temeljio na značajkama sustava papirnate, tradicionalne pošte te je taj sustav nazvao “EMAIL”. U svojem je daljnjem radu Ayyaduraia odredio temeljne postavke i opcije ovoga sustava, a koje se i danas koriste. Neke od njih su, primjerice “Inbox”, “Drafts”, “Cc.”, “Bcc.” te mnoge druge slične oznake s kojima se svakodnevno susrećemo u privatnom i poslovnom životu.
Međutim, ni jednog od ovih ne nazivamo službenim “ocem” emaila, s obzirom na to da su se sustavi za slanje i primanje elektronske pošte nadograđivali tijekom godina, a svaki je izumitelj svojim doprinosom utkao svoj utjecaj u kreaciju emaila kakvog poznajemo danas.
Mail u suvremenoj komunikaciji
Kako je popularnost Interneta i maila rasla tijekom godina, sve više korisnika se priključivalo ovom načinu komunikacije. Društvo je danas ovisno o informaciji, odnosno pristupačnosti informacijama u svakom trenutku. Stoga, neke projekcije predviđaju da će do 2023. godine broj korisnika mila porasti i na 4.371 milijardi na svjetskoj razini.
Naime, danas je mailu moguće pristupiti s bilo kojeg uređaja koji ima pristup Internetu, a mail je postao glavno sredstvo komunikacije u poslovnom svijetu. Međutim, postavlja se pitanje - kako korištenje emaila može utjecati na vašu produktivnost? Zapamtite, mail može biti vaš najbolji prijatelji, ali i vaš najveći neprijatelj.
Prva stvar koju je važno spomenuti je vrijeme koje posvećujemo mailu. Jeste li se kad uhvatili da provjeravate mail bez posebnog razloga više puta unutar kraćeg vremenskog razdoblja?
Vjerujemo da jeste jer smo i sami to prije radili. Takvo opsesivno provjeravanje maila nas može dekoncentrirati u poslu i smanjiti našu radnu produktivnost.
Preporučujemo da odredite vrijeme u danu u kojem ćete provjeravati email, naravno, sukladno poslovnim obvezama. Recimo da vaša poslovna komunikacija ne počiva potpuno na komunikaciji putem maila. U redovitim uvjetima, dakle kad znate da ne očekujete iznimno važan email, preporučujemo da email provjerite na početku radnog vremena.
Skuhate kavu ili čaj, sjednete na svoj stolac i prva stvar koju napravite pri početku radnog vremena je provjera emaila. Nakon što ste provjerili poštu i odgovorili na sve potrebno, preporučujemo da spustite prozor u kojem je otvoren mail i ne otvarate ga neko vrijeme, već se usredotočite na radne zadatke i radni dan pred vama. Idući put, mail otvorite kad si uzmete pauzu, netom prije pauze. Pogledajte ima li novosti u vašem “Inboxu”, odgovorite na ono potrebno i možete na pauzu.
Nakon povratka s pauze, nastavite s radnim zadatcima sve dok pred kraj vašeg radnog vremena. Prije kraja radnog vremena provjerite email i odgovorite na sve što je potrebno. Odjavite se, ugasite računalo i uživajte u svojem slobodnom vremenu.
Međutim, problem je što komunikacija unutar tima često zna biti uvelike usredotočena na komunikaciju mailom. U tom slučaju je najbolje uključiti obavijesti na desktop verziji vašeg maila, ako to vaš mail provider podržava te ćete automatski dobivati obavijesti o pristigloj pošti.
Ne samo da ćete dobiti obavijest o dolaznoj pošti, već ćete imati kratak uvid u to tko ju šalje i odlučiti o važnosti odgovora na mail. Ne dajte da vas ove obavijesti, odnosno notifications poremete u obavljanju radnih zadataka. One su tu upravo kako bi vam pomogle te da ne ometaju obavljanje vašeg posla, već vam daju kratku obavijest o tome da ste dobili email, a na vama je da podredite otvaranja maila sebi, umjesto da je situacija obrnuta.
Na koje sve načine možemo uštedjeti vrijeme organiziranijim korištenjem emaila? Za početak, što učiniti ako vas pun “inbox” smara, a trebate poslati mail? No, znate da kad odete u “inbox” i vidite nepročitane poruke počet ćete čitati i odgovarati na iste.
Ovaj postupak se možda čini i razuman - odgovoriti na mailove što je moguće brže. Međutim, ovo vas dodatno odmiče od vašeg trenutnog zadatka te prebacuje pozornost na drugu stvar. Ovaj, ali i još poneki savjet nudimo vam u nastavku:
Uzet ćemo primjer Gmaila jer je upravo ovaj provider, kao što smo vidjeli, najpopularniji u svijetu.
Naime, u svojem Google Chromu kreirajte Shortcut na New Mail. Kako?
Otvorite svoj Gmail te odaberite opciju Compose ili Nova poruka. U donjem desnom kuti će vam se otvoriti dobro poznati prozor za pisanje maila. Povećajte ga klikom na ikonicu za povećanje, zato što kad jednom stvorite poveznicu za direktno pisanje nove poruke, otvarat će vam se prozor za pisanje maila u većem izdanju, što će prikriti vaš Inbox.
Stisnite zvjezdicu koja se nalazi u desnom rubu trake za pretraživanje. Nakon što odaberete ovu opciju, automatski se nudi mogućnost naziva oznake, odnosno bookmarka. Nakon što odredite naziv, kliknete na "gotovo" i oznaka je kreirana.
Idući put kad uđete na Chrome, u području ispod trake za pretraživanje moći ćete pronaći bookmark koji se zove, primjerice, “Nova poruka” te će vam se direktno otvoriti prozor za pisanje nove poruke. Na ovaj način, provjeravanje nepročitanih poruka ćete moći ostaviti za vrijeme kad to bude vaš radni zadatak.
Gmail vam nudi još mnogo opcija pomoću kojih možete uštedjeti vrijeme. Primjerice, ako vam se događa da često dobivate mailove koji zahtijevaju slične odgovore. Gmail vam nudi opciju izrade template, odnosno predloška pomoću kojeg na email koji zahtjeva ovakav odgovor možete odgovoriti u relativno kratkom roku, s obzirom na to da ne morate sastavljati sadržaj poruke. Kako kreirati predložak pročitajte u ranijem članku:
Također, opcija kojom u svaki email direktno implementirate potpis sa svim dodatnim podatcima koje biste željeli u potpis dodati, može biti korisna. Detalje o tome, kako kreirati potpis za mail, možete pronaći u ovom članku:
K tome, na Gmailu je moguće programirati slanje emaila pomoću schedulinga. Ako, primjerice, kasnite s radom i finalizirate sve u dva sata ujutro, a kako ne biste ispali neodgovorni i poslali mail tada, Gmail nudi ovu mogućnost. Također, korisna je i ekstenzija Boomerang. O zakazivanju slanja maila, kao i o opciji Boomerang, pročitajte više u ranijem članku:
Pridružite se našoj zatvorenoj Facebook skupini u kojoj možete pitati druge ili pak drugima pomoći oko njihovih pitanja. Pišite nam na stranici, Facebooku i Instagramu. Pišite nam ono što vas zanima, kako bismo mi pisali upravo o tome. Do čitanja! :)
Izvori fotografija: Unsplash, Google, Gmail
#NovePrilike S01E08 | I ako sebe cijelog damo, tek tada i možemo biti cijeli
Predstavljamo serijal #NovePrilike u kojem stručnjaci iz raznih sfera poslovanja pričaju u svojim iskustvima u doba pandemije. Kako su adaptirali svoje poslovanje, s kakvim izazovima su se susreli, koji su im omiljeni alati za rad od kuće i što ih motivira.