Virtualni alati za suradnju i organizaciju u timu


Kako organizirati tim u radu od kuće? Koje alate koristiti kao pomoć prilikom organizacije? Kako pratiti napredak tima? Kako s timom surađivati u stvarnom vremenu?


Organizacija tima zahtjeva prvenstveno razvijene organizacijske kompetencije kod samog voditelja tima. Međutim, uloga voditelja tim se kao i način organizacije mijenja kad posao obavljamo kod kuće.


Možda su neki od vas imali problem s organizacijom tima, a da se pri tom ni posao nije obavio učinkovito. U nastavku vam donosimo prijedloge nekih alata koje vam mogu pomoći u vlastitoj organizaciji, ali i organizaciji vašeg tima u radu od kuće.


Što su opće organizacijski alati i čemu služe?


Organizacija je ključna za efikasno obavljanje posla. Svi smo već više puta čuli izjavu kako je organizacija pola posla.


Upravo je u radu od kuće organizacijska vještina ta koja vam je potrebna više nego ikad. Naime, za razliku od rada u uredu, u radu od kuće organizacija se ne svodi samo na radne zadatke, već ona isprepliće efektivnost privatnog i poslovnog u produktivnu koheziju. U tome vam uvelike mogu pomoći organizacijski alati, aplikacije ili softveri.


Organizacijski alati, aplikacije ili softveri služe optimiziranju vašeg svakodnevnog rada i održavanju suradnje s timom u kontekstu virtualnog obavljanja posla.


Dvije metode organiziranja vremena i poslova koje koristimo mogu biti tradicionalna i digitalna.


Tradicionalna se metoda odnosi na pravljenje takozvanih “to do” listi koristeći tradicionalne alate (papir, kemijska) te ju iz tog razloga nazivamo tradicionalnom. Digitalna se metoda odnosi na različite digitalne, odnosno virtualne mogućnosti organiziranja vremena i rada, a s obzirom na to da uključuje virtualne alate, aplikacije i slično, nazivamo ju digitalna metoda.


Upravo se na ovu metodu želimo koncentrirati, kao bismo optimizirali omjer privatnog i poslovnog, kao i postizanje suradnje i efikasnost u izvršavanja rada od kuće.


Google Sheet


U Google Sheetu možete oblikovati različite tablice u koje možete uključiti vaš tim, upisivati zadatke i izraditi odličan način za praćenje provedbe zadatka.

Smatramo kako je ovaj način negdje na prijelazu tradicionalnog i digitalnog, bez obzira što se radi o potpuno digitalnom alatu, ali je metodologija gotovo tradicionalna. No, upravo iz toga proizlazi jednostavnost upotrebe upravo ovog alata u organizaciji i planiranju rada od kuće. Kao da izrađujete “to do” listu online i u njeno uređivanje možete uključiti cijeli svoj tim.



Evernote


Evernote možete preuzeti na vaše računalo ili uređivati online. Vrlo jednostavno možete postavljati bilješke i pratiti organizaciju projekta i/ili zadatka.

Također, u Evernote se mogu uključiti i članovi vašeg tima te možete zajedno uređivati podatke, kao i dodavati različite privitke. Jednostavna je za korištenje, kao i dijeljene među vašim timom.


Basecamp


Basecamp je jednostavna platforma koju možete koristiti za organizaciju, ali i još mnogo čega.







Naime, u Basecampu možete ostvarivati komunikaciju u individualnim porukama, kao i u grupnim porukama s vašim timom. Možete izrađivati “to do” liste, odnosno liste zadataka. Uz to, putem Basecampa možete dijeliti različite dokumente, dijeliti različite obavijesti s vašim timom, kao i organizirati meetinge.


Freedcamp


Freedcamp je još jedna jednostavno platforma koja se može koristiti za organizaciju. Na ovu platformu također možete pridruži svoj tim te zajedno obavljati predviđene zadatke.



Platforma nudi mogućnost kreiranja zadataka ili “to do” listi te mogućnost da se zadatci mogu podijeliti prema prioritetima rješavanja kao i prema tome koji član tima bi trebao biti zadužen za koji zadatak.


Asana


Ova jednostavna platforma, Asana, odlična je za time & task management. Asana nam omogućuje izradu zadataka i praćenje napretka zadataka.



Ono što ju čini iznimnom u smislu preglednosti su četiri različita tipa pregleda: pregled zadataka kao lista, pregled kao ploča, pregled u kontekstu kalendara te pregled na vremenskoj crti. Na ovaj način je omogućeno na različite načine pratiti razvoj zadataka i upravljati daljnjim razvojem.



Facebook Workplace


Ako smo upoznati s korištenjem društvene mreže Facebook, Facebook Workplace nam neće biti ništa novo. Ova je Facebookova ekstenzija više usmjerena ka suradnji među timom, negoli samoj organizaciji, ali je vrlo jednostavna za korištenje te smo ju uvrstili u listu.



Zanimljivo je da putem Facebook Workplacea možete imati grupni razgovor s timom unutar kojeg će se u razgovoru poruke moću automatski prevoditi u jezik kojeg trebate, uz pomoć auto-prijevoda.


Također, jedna je od opcija koje Workplace nudi i održavanje video-meetinga putem grupnog razgovora.


Monday


Na kraju vam predstavljamo Monday. Monday je platforma putem koje je manje usredotočena na rješavanje zadataka, već na proces izrade.







Zadatci su označeni vizualno, kao što je i cijela platforma pobornik vizualnog predstavljanja, radije negoli tekstualnog. Na Monday.com, svi članovi tima mogu pregledavati izvršenost zadataka, što Monday čini iznimno dobrom platformom za ostvarivanje timskog rada.




U nastavku vam donosimo još nekoliko poveznica na različite alate, platforme, aplikacije i softvere za organizaciju i suradnju s timom: Trello, Wunderlist, Flow, Bit.ai, Avaza, Wrike, Teamwork.



Nadamo se da vam je ovaj kratak pregled dao ideje i motivaciju za pronalaženjem novih i inovativnih rješenja za organizacijske probleme s kojima se možda svakodnevno susrećete u privatnom, ali i poslovnom životu.


Koja od ovih ideja se vama čini najbolja? Podijelite s nama svoje mišljenje i recite što vas zanima, kako bismo jednom pisali baš o onome što vas zanima. Do čitanja! :)




Izvori fotografija: Google