Kako se za pripremiti online meeting?



Dosadili su ti sastanci na kojima pola vremena prođe na to da se svi sudionici uopće uključe? Često sastanke ometa dodatna buka? Svjetlo na kameri nije dobro?


Riječ online se gotovo privezala uz sve imenice koje su ranije stajale nezavisno, kao što su sastanak, nastava, škola, posao i slično.


U suvremenom je društvu velik broj sadržaja i interakcija u različitim kontekstima usmjeren upravo prema online komunikaciji.


Kako bi ona bila što bolja i uspješnija, donosimo vam sedam savjeta za pripremu i sudjelovanje na online sastanku!



Provjerite tehnologiju


Prije samog sastanka, provjerite tehnologiju, odnosno sve tehnološke resurse koje ćete tijekom sastanka koristiti.


Uvijek je dobra ideja ovakve stvari provjeriti ranije, kako ne bi došlo do “izbacivanja” sa sastanka u samom tijeku razgovora. Provjerite rade li vam kamera, slušalice ili zvučnici te mikrofon prije sastanka, ne tijekom sastanka.


Ako ne znate koristiti automatsku provjeru koju većina komunikacijskih alata nudi, nazovite prijatelja i simulirajte sastanak te ćete dobiti odličan feedback o tome što biste eventualno trebali popraviti prije sudjelovanja na pravom sastanku.



Eliminirajte potencijalnu buku


Ako je moguće, sastanku se pridružite s nekog tihog mjesta.


Prije negoli sam sastanak započne, pokušajte eliminirati sve potencijalno ometajuće zvukove, kao što je primjerice stišavanje vašeg mobilnog uređaja.


Naime, vaš mikrofon može uhvatiti i zvukove u pozadini koje vi možda ne ćete čuti, posebice ako koristite slušalice, a ti će zvukovi ometati druge sudionike sastanka.



Ugasite mikrofon


S obzirom na ranije spomenutu potencijalnu buku, preporučujemo da svoj mikrofon ugasite, odnosno stavite na mute kad god ne govorite.


Ovaj jednostavan korak osigurava da pozadinski zvukovi, disanje i ostali potencijalni zvukovi ne ometaju onoga koji upravo govori, dok vi slušate.


Mali savjet, kada dođe vaš red za govor, ne zaboravite upaliti mikrofon.

Pogled fokusirajte na kameru


Kontakt očima je iznimno važan bilo kojoj komunikaciji, a posebice u online komunikaciji.


Najčešći je problem online komunikacije što se ljudi usredotoče na svoju sliku, odnosno na ekran. Tako vam je pogled usmjeren prema dolje, a ne u oči sugovornika.


Najbolji način imitiranja gledanja u oči tijekom razgovora je da pogled usredotočite prema kameri, a ne vašem ekranu ili bilo čemu što se nalazi u blizini računala.



Pozadina tijekom sastanka


Ako u vašoj pozadini postoji bilo što bi moglo uzrokovati distrakcije tijekom sastanka, pokušajte to eliminirati.


Neke online platforme, odnosno alati online komunikacije omogućuju vam da zamutite ili u potpunosti promijenite svoju pozadinu.


Ovo je dobar način za smanjenje ili čak potpuno uklanjanje eventualnih distrakcija tijekom sastanka.


Korištenje rasvjete


Ukoliko ćete tijekom sastanka biti na kameri, utoliko je iznimno važno da vas drugi tijekom sastanka mogu dobro vidjeti.


Preporučujemo rad u dobro osvijetljenoj sobi uz izbjegavanje direktnog svjetla prema kameri.


Bolje je ako se izvor svjetla nalazi ispred vas, a nikako se ne bi smjelo nalaziti direktno iza vas.


Najbolje je osvjetljenje dnevna svjetlost, međutim, ako ne možete postići direktno osvjetljenje, korištenje reflektora sličnog spektra može pomoći pri imitaciji dnevnog svjetla.



Ponašajte se kao i na svakom drugom meetingu


Online sastanci mogu biti pomalo neobični na početku, no ako se na istom ponašate kao i na bilo kojem drugom sastanku (čitaj: sastanku uživo), učinit će online meeting manje neobičnim.


Dakle, za sastanak se pripremite, odjenite i tijekom sastanka govorite i ponašajte se jednako kao i na bilo kojem drugom sastanku uživo.


Ako nešto ne biste činili na sastanku uživo, ne činite to ni na online sastanku.




Koristeći ovih sedam savjeta, vaš će online sastanak izgledati profesionalno te će s vremenom ovaj način komunikacije i održavanja meetinga predstavljati normalnu radnju, pogotovo u radu od kuće.



Jeste li ponekad nailazili na dodatne probleme u online sastancima? Pišite nam na koje ste probleme i izazove nailazili, kako bismo mogli pisati baš o onome što vas zanima. Do čitanja! :)




Izvori fotografija: Unsplash, Google